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このコンテンツは弊社角田が全国の事務所の現場取材や各先生方からの情報を、会計事務所の生産性向上を図る具体策として、又顧問先企業への生産性向上支援策として活用できる情報としてまとめ提供するコンテンツです。

会計事務所が取り組むISO認証の実際 NO.2


 会計事務所をとりまく環境も商法改正、税法改正、そして税理士法の改正と大きく変貌していきます。ISO9000Sも昨年末にいよいよ2000年バ−ジョンがリリ−スされました。
 時代の変革に伴い、サ−ビス業のISO認証取得も重要な且つ必要なマネジメントシステムとして注目を浴びるようになってきました。
 今回は引き続き『会計事務所が取組むISO認証の実際』をテ−マとして、現場からのナマの声を中心にISO認証活動に取組む際の注意点を述べたいと思います。

活動上の注意1

ISOはトップダウンのマネジメントシステムです!
 ISOの規格要求事項を読むと、品質に関しての最終責任者は経営者となっています。
 従って、良くも悪くもISO認証活動を推進していく上でキ−となるのが経営者の取組み方です。経営者は品質方針を決定し、実行し、見直すことが必要になります。
 弊社コンサルティング先の実際を見ると約半数の事務所様において経営者自らが講習に参加し取組まれてきましたが、約半数の事務所様がプロジェクトメンバ−依存型での活動となっていました。
 現実的に所長先生(経営者)は非常にお忙しく時間がなかなか取れにくいと思いますが、できるだけTOPが自ら活動に参加して皆を引っ張って行く姿勢が大切と感じました。
 どうしても経営者が参加できない場合には、必ずプロジェクトメンバ−との綿密な会議を実施し、進捗状況の正しい把握と、プロジェクトメンバ−の方が活動しやすい環境作りを影で実践することが重要なことです。
 合わせて経営者自身がISO認証に対しての正しい理解が必要です(審査の時に必ず経営者ヒアリングがありますので)ので、プロジェクトメンバ−の方は経営者への教育も継続的に行う必要があります。
 ISOの仕組はトップダウンのマネジメントシステムですので、経営者の姿勢がそのままシステムの有効性に繋がることは否定できない事実です。

活動上の注意2

粘り強い現場教育がキ−!
 ISOの認証をただ単に受けるだけであったら、極端なことを言えば審査の時だけうまく運用できているかのようにみせれば何とかなるのでしょう。
 しかし、ISOの本質的目的をはずさずにシステムの有効性を経営の中で活かしていくためには、その場限りの運用や教育だけでは当然効果が現れてきません。
 そのためには品質マニュアル策定の後の運用レベルにおいて、現場担当者(当然品質プロセス全般に関わる人全てですのでパ−トの方も含めて)への繰り返しの教育とチェックが必要になります。
 自分達で決めたル−ルであるにも関わらず当然不満を言う人が多く出てくることと思います。そこでプロジェクトメンバ−の方は、何度もル−ルの説明を行い、本当に改善したほうが良いと判断した不満には対応していく必要があります。
 我々の経験上、品質システムを『作る』という作業よりも『運用を定着させる』という作業に重点をおいて取組まれた方が、効果の上がるISO認証が実現できると思います。
 全体工数を100とした場合に、『作る』30『運用を定着させる』70位の割合が普通なのではないでしょうか?
 又、『作る』作業にいくら時間を裂いても、実際の現場でオペレ−ションしてみないとシステムの効果や不具合がわかりません。従って現場の方が納得するまで運用時の教育やヒアリングを実践して下さい。

活動上の注意3

外部(第三者)の活用により運用を定着化させる!
 自分達で規程した品質マニュアルに則り現場の運用を開始するわけですが、実際にはなかなか定着しないのが実態のようです。特にプロジェクトメンバ−が若い方の場合には、上長や先輩に対して定着のチェックを行い、うまく運用できていない場合には是正してもらい、再教育を行うということは困難なようです。できるだけ所長先生がバックアップしてもこの点だけは強烈に行うことが難しいようです。
 そこで内部監査の実施や審査の練習時には外部の第三者を活用し、緊張感のある監査を行うことが有効と思います(もちろんこの場合にも事前に所長先生から監査の主旨…つまりISO認証に向けた最終の教育と兼ねて監査を実施していることを徹底して頂くのですが)。
 ISOはNO1でも申し上げた通り、個人に付与される資格ではなく組織(サイト)に付与される資格です。たった1人でも自分達が規程したル−ル通りに運用していないと認証が受けられません。
 外部活用により緊張感の有る且つ現場の全従業員の方に責任を持って頂く監査を実施する必要があります。

活動上の注意4

まずはプロジェクトが関係する部署からの運用徹底を!
 今までは現場での運用徹底を申し上げましたが、意外と盲点なのがプロジェクトが関係する部著=品質管理部門です。
 品質管理部門では、一般的に文書・フォ−マットや品質記録の管理などのISO規格要求事項の中でも重要な運用を行う部署になります。
 現場へのシステム定着ばかりに目が行くと、意外と品質記録の管理やフォ−マット類の取扱いがル−ル通りとなっておらずに不適合を上げられてしまうことがあるようです。
 多くの会計事務所様の場合において、『顧客支給品、参考資料、品質記録、フォ−マット』などがゴチャマゼになっているので、まずは自身の部門から見直してみましょう!

活動上の注意5

70%のシステム構築を目指しましょう!
 ISOの仕組は、原則的に半年に1回のサ−ベランス監査と3年に1回の更新監査が義務付けられています。従って最初に作ったシステムが全てではなく、組織の成長とともに変化していくのが一般的です。
 逆に言うと認証の範囲も広げることが可能ですし、運用もより効果的なものに見直していく事とも可能なのです。
 当初から完璧を目指して取組まれるのも良いとは思いますが、従来はル−ルもラインの考え方もなかったサイトに完璧を求めたらとてつもない時間やコストが掛かってしまいます。
 そこで当初の取り組みは完璧を100とした場合に、70や80程度の取り組みでOKとし、組織の成長ととともにシステムの変更(サ−ベランスや更新時に)を掛けていくのが望ましいと考えられます。
 但し、ISOは品質プロセスを保証するマネジメントシステムですので、基幹となる業務については当初から全て取組まれた方が良いと考えられます(一部の業務のみを対象範囲としてもISOの本質的効果は望めないでしょう。なぜならば顧客が求めているのが一部の業務ならばともかく、顧客が求めているニ−ズに対して品質プロセスの保証をすることが重要だからです)。
 対象業務の選定は経営者並びにプロジェクトメンバ−が綿密なすり合わせを行い決定しますが、最初から完璧は負担が大きいです。70%の目標を全力でやりきることが成功の秘訣です!


posted by イプシロン |2002年02月26日|at 11:45 | つのわ〜るど
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