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このコンテンツは弊社角田が全国の事務所の現場取材や各先生方からの情報を、会計事務所の生産性向上を図る具体策として、又顧問先企業への生産性向上支援策として活用できる情報としてまとめ提供するコンテンツです。

〜ITを活用して試算表を説明する手法!月次業務の抜本的改善〜


試算表を説明する為にわざわざ訪問しなくとも顧客満足度は下がりませんよ!

最近、日本中の会計事務所さんを訪問して様々な資料やパンフレットの中に出てくるキーワードが『実抜計画』や『合実計画』です。正直このキーワードが何のことかわからなかったのでWEBで調べてみると、金融検査マニュアルの別冊に出てくるようになった単語で、『実現性の高い抜本的経営改善計画』と記載がありました。要は企業再建における経営計画なのですが、私が着目したのは『抜本的』という言葉です。

 現在全国で50事務所近くの仲間で士業事務所の経営改善、業務改善を進めていますが、一番困難なことが、過去体験の清算です。どうしても過去の成功体験や常識が、改善する力を押しとどめているのです。これだけ時代がすごい勢いで変化しているのにも関わらず、ちょっと先を見た改善や変革ができない‥。残念ながらそれが士業事務所業界なのです。

 たった1つのSNSが中東諸国(もしかしたら中国も??)の歴史や時代を変える時代に、WEBが持つその威力や効果性を経営や業務の中で発揮できたら‥
 売り手の都合やプライドではなく、買い手の『声』や『要望』を十分取り入れたサービスを提供できたら‥
 あっという間にあなたの事務所の将来展望が明るくなってくると思います。しかし、その阻害要因が自分自身(組織自身)であることも忘れてはいけません。
これから勝ち残っていくために必要なキーワードはあくまでも『抜本的改善』なのです。

 さて、会計事務所の主力商品は今も昔も試算表や決算申告書を作成して、説明(解説)して、経営に活かすというサービスです。製作のプロセスについては事務所が代行する(いわゆる記帳代行)場合やお客様自身が全てを行う(自計化)ことがありますが、どのようなパターンでも、成果物の説明というプロセスは残ります。しかしこの『説明』というプロセスが非常に生産性を落としているとも言えます。
 日々多忙な社長さんと日程調整をして、自身の日程調整をして、場合によっては片道1時間以上の移動コストを掛けて試算表や決算書を説明しに行くのです。たった1つのSNSで一国が変わってしまう時代に‥です。

 ちなみに、ここから先は業界外のコンサルが感じた抜本的改善内容なので、税務や会計の職人として生きて行くんだ!と言う方は無視をされて結構です。きっと頭にくると思いますので‥。しかし、顧問先の為、事務所スタッフの為、自身の経営変革のために、抜本的改善をしなければならないと言う方は続けてお読みください。

〜1担当者が50社の担当先をこなせるようにする方法〜


 私は常々、会計事務所が今後勝ち残っていくために必要な抜本的改善事項として次の3つを掲げています。

1.1人50社以上担当
2.1人当たり売上2000万円
3.サービス単価25%UP

これらを実現するために製販分離という戦略は必要不可欠と思います。
そしてこの戦略を実行する手段としてのIT活用への変革、取り組みが必要なことは言うまでもありません。
しかしながら、頭ではわかっていても、現実は『抜本的』な活動になっていないのが多くの事務所の実情です。
上記の3つをこなすために必要なことは、時間の創出と人材育成であることは言うまでもありません。何とかこれらの複合的課題を改善できないだろうか?と考えた時に1つの月次変革モデルを思いつきました!

 それは、いちいち試算表や決算書の説明に行かないことです。と書くと、月次で試算表を社長に説明するから様々な人的関係や悩みを聞けるのではないか!と必ず反論が来ると思います。その通りです。私もそう思います。しかし、経営者の困り事や相談事項、提案のタイミングが試算表の説明時でなくとも良いのではないでしょうか?
 ましてや、多くの事務所さんでは試算表を早く確定させてすばやく届けよ!という指令はありますが、現実はどんなに早くとも10日過ぎで、さらに先方との日程調整を行った上で、24時間と言う制限がある中での段取りになりますから、当然腐った魚のように価値のないものになってしまいます。

〜試算表の説明のためにわざわざ行かない月次を目指せ!〜


 できるだけ試算表確定後(確定と言うのは、税務上の話であって、私は通常の場合には管理上の数値で良いと思うのですが‥)至急説明をするとなると、且つ1日で数社、数十社とこなすためにはITの活用しかないと思います。
 具体的には事務所内に小さな簡易スタジオを作って、そこから試算表の説明をすれば良いのです。相手先がIT活用に違和感がなければPCやiPadを利用したスカイプや動画でも構わないですし、経営者の方が、IT活用が不得意だったり、時間の調整ができない場合には、試算表のデータ並びに説明を録画してCDに入れて、宅配便で届けてしまえば良いのです。試算表の説明に1時間も2時間も掛ける方はあまりいないでしょうから、この方式であれば1日に8件でも10件でも回れるのと同じ効果があります。宅配便はしないであれば当日、翌日届きますので、いち早くサービス提供できます。最近ではPCにCDをセットすれば自動的に画像、音声が流れるようにもできますので、取り扱いは非常に簡単です。
 さらに、この方法の利点は『所内教育』にも活かせます。通常の活動ですと、部下や後輩の担当先現場について行ってOJTで教育することなど時間的に無理ですが、この方法だと所長や先輩が担当者の説明を横で聞くことができるので、わかりやすい試算表の説明OJTにも活かせるのです。
 社長さんも営業や現場で忙しいに日中に時間を調整しなくとも、夜や朝の時間を利用して試算表や決算書の説明を、できる限り前月末に近い日程で確認することができるのです。

この方法であれば実現可能であると思います。おそらく抜本的な改善を実践する為には、今のやり方に固執せずに、チャレンジをすることが重要だと思います。

〜月次担当者は経営の困りごとの御用聞きに徹しろ!〜


 つまり従来の製販分離の考えの中では、説明は“販”が担当して、中々標準化やスキルアップができなかったのですが、試算表・決算書CD作戦であれば、説明まで“製”の領域に取り込めるわけです。経営者もストーリー性のない、専門用語ばかりのわかりくい説明を聞くよりも、より訓練されたわかりやすい説明を、自身の都合の良い時に聞けるので満足度が向上するはずです。経営者がCDを見て疑問を抱いたり、質問したければ、メールなり電話で聞けば話が済んでしまいます。

 それでは“販”の本当の役割は何でしょうか?それは担当先の経営者、現場で困っていること、悩んでいること、解決したいことを徹底的にリサーチすることです。そして、その改善策を提案し続けることが、中小企業と向き合ってともに成長して行く事務所の役割だと感じます。目標は1日に4回(件)の訪問。月間で60回(件)の訪問を目指せば、サービス単価25%UPに近付けると思います(ここから税務だけでなく、相続関連、労務関連、資金関連、保険関連などなど不随のサービス受注がしやすくなります)。
 多くの経営者にとっては毎月来てもらうことが価値ではないのです。必要な時に、必要な話を聞いてもらって(決して説明を聞いてではないのです)、必要な改善提案を提出してもらって、できれば改善の進捗を確認してもらうことが本当の価値のような気がします。

 抜本的改善の困難さは私も良く理解できます。しかし、本当に時代が変わっていく中で、何を変えなければいけないのか?をよくよく検討されることが重要な経営課題なのです。

 尚、この月次、決算サービスの抜本的改善手法は現在わかりやすくまとめている最中です。今年の夏前にはセミナーや研修会でお伝えできると思いますので、その折には是非ともご参加下さい。尚、今回は会計事務所を例にとりましたが、社労士事務所でも行政書士事務所でもスキームは全く一緒です。是非ともチャレンジしてみましょう!

*イプシロンでは業務標準化、サービス企画開発、情報セキュリティ管理対応策、WEBブランディングなどのコンサルティングを実施しています。詳細は各コンサルティングメニューをご覧下さい*

イプシロンコンサルティング 代表取締役 角田 達也

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八丈島のきょん に会って来ました。
posted by イプシロン |2011年02月27日|at 17:40 | Comment(0) | つのわ〜るど
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