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このコンテンツは弊社角田が全国の事務所の現場取材や各先生方からの情報を、会計事務所の生産性向上を図る具体策として、又顧問先企業への生産性向上支援策として活用できる情報としてまとめ提供するコンテンツです。

製販分離で事務所の生産性改善を実現するコツ


事務所を組織化するに際して必要な部署とは!

最近特に全国の事務所の支援を通じて感じていることは『この1年半の間に大きく様相が変わってしまったということです』。えつ、一体何が変わったかのかって?
それは、事務所に求められるもの、事務所のあり方、仕事の進め方、価格、コミュニケーションの方法‥様々です。私は年間数百と言う事務所を訪問するので客観的に変化が見えますが、所内だけを見ていて、目崎だけ見ている方にはおそらくこの大きな変化は感じられないと思います。
 
変化している事務所の共通点は何か?それは規模の大小を問わず『真の組織化を目指していること』です。本来企業はその規模が大きくなるに従って分業が進んで、その業務のスペシャリストが派生して出てくるのが通常のパターンです。しかし士業事務所ではほぼお横並びで、3年目の方も、10年目の方も、25年目の方も同じ仕事を自分の好きなように実施しています。組織を構成する上で重要な仕事、例えば営業、総務、庶務、アフタフォローなどは事務所の生産性が低すぎて専任者を設置できません。従って所員は一人5役も6役もこなし、逆に生産性を阻害する結果に陥ります。これから10年、20年を見据えた事務所様の改革は真の組織化をすることですので、これらの機能に先行投資をしてでも創り上げて行く‥これをここ1年半くらいで進めているのが大きな変化なのです。皆様の事務所では組織作りを進めていますか?目先の試算表提供や決算・申告に追われていませんか?変革を努力しない企業や人は確実に衰退していきます。

 それでは士業事務所として先行投資してまでも設置しなければならない部署、機能とは何でしょうか?
まずはIT部隊の設置です。士業事務所、特に会計事務所は情報加工産業(情報製造業)です。過去人間が実施してきたプロセスをIT化していかないと効率化は進みません。しかしながら自分たちの道具の選定、運用、メンテナンスまでほぼメーカー依存で実施してきました。その結果、メーカーに都合の良いIT化戦略になって、効率化、付加価値化につながるIT化は実現できないままでいます。その改善の為にもITの専門部隊の設置が不可欠なのです。もちろんこの方たちは、確定申告も決算も年末調整も行わない専門家です。今のうちにIT専門家の採用、教育、評価を整備しておく必要があります。但し、この分野は余りにもスピードが速いので常に若い発想、動きを持った方が必要になります。士業事務所が生き残っていく上で確実に必要な部署です。

 次に必要な部署は営業部隊です。月次顧問、税務顧問という曖昧な制度が崩壊して、IT化が進展する中で毎月、毎決算でのお客様との絡み方が変化していく中で、いわゆる『顧問』の価格が低下してきています。これもここ1年半で20〜30%は落ちているようです。残念ながら従来の仕事の仕方、サービスの提供を継続していればこの価値の低下は避けて通れず、売上高を維持、向上させるためには『顧問料』=『安定した定額ビジネス』の良さを残しながらも『スポット』=『不特定多数への新規営業ビジネス』を積極的に取り入れて行く必要があります。このスキームを成功させるためにも営業部隊は必須なのです。もちろんそれ以前に製販分離の推進によって、新規営業を活性しても製造現場がきちんと計画的に回る仕組みを作り上げておくことは言うまでもありませんが、戦略的に営業を仕掛けていない事務所さんではとりあえず営業を進めて、受注後に誰がこなすのか?いつこなすのか?いくらでこなすのか?でもめるパターンが多いようです。営業部隊設置も重要ですが、前提条件として製販分離を進めておきましょう。

 そして意外と重要視されてはいませんが事務所の戦略上重要なのが総務部門の充実です。しかし総務部門と言っても、総務、庶務、人事、経理、企画、秘書室など多岐に渡ります。本来は総務・庶務・秘書室・企画と経理と人事労務は3つに区分した方が良いでしょうが、50名に満たない場合には一人2役や3役を行うことになると思います。が、必ず必要な部署です。

生産性の悪い事務所の特徴は、現場を担当する製造部門やサービス部門が総務や庶務を兼務していることです。生産性を向上させたいならば逆に現場に電話を取らせたり、コピーを依頼したり、請求書発行をさせてはまずいのです。総務とは企業の経営管理の要です。専任化することでTOPが目標にする組織作りが完成するのです。

 正直、改善支援を行っていて感じることは、本当にたいへんな時代に突入したなということです。おそらくこの5年以内でこれから先の雌雄が決すると思います。様々な障害はあるでしょうが、自身が抵抗勢力にならずに改善を推し進めて参りましょう!


*イプシロンでは業務標準化、サービス企画開発、情報セキュリティ管理対応策、WEBブランディングなどのコンサルティングを実施しています。詳細は各コンサルティングメニューをご覧下さい*

イプシロンコンサルティング 代表取締役 角田 達也

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東神奈川近くにある浦島寺で浦島太郎のお父さんのお墓を見つけました!



posted by イプシロン |2013年03月04日|at 14:16 | Comment(0) | TrackBack(0) | つのわ〜るど
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