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このコンテンツは弊社角田が全国の事務所の現場取材や各先生方からの情報を、会計事務所の生産性向上を図る具体策として、又顧問先企業への生産性向上支援策として活用できる情報としてまとめ提供するコンテンツです。

『段取り力』を向上させよ!仕事ができる人は圧倒的に"段取り力"が違う!


 相変わらず日々日本中の士業事務所の現場を巡っておりますが、現場支援を通じて発見したことがあります。それは仕事ができる方は皆『段取り』の天才なのです。仕事ができる要件として、決して〜〜という資格を持っていることが要件でもなく、メチャメチャ記憶が良いことが要件でもありません。共通点はとにかく"段取りする力"が圧倒的に違うのです。

 それでは"段取り"とは何でしょうか?それは、想定できうる課題に対していかに多くの回答を瞬時に用意し対応できるかという能力です。このように書くと簡単なようですが、実際にはかなり緻密な分析や用意周到な準備や行動力が必要となります。
 仕事ができる方には無駄なアイドリング時間がほとんどありません。ほぼ100%の効率性を発揮しつつ高水準の品質も維持します。ですから仕事が速いだけでなく完成度も高いのです。逆に段取りが悪い方は、無意味に時間を掛けて且つ注意力が散漫になっているので品質も向上できません。
 これは単に性格の問題だとか職場環境の問題とかではなく"段取り力"がきちんと身についているかどうかが問題なのです。

 従って日々社員の姿を見てイライラしまくっている経営者や管理者の方は、沢山の教育訓練や試験勉強や手順書を作成するよりも、この"段取り力"を早く社員に身に付けさせた方が、よほど生産性や品質の向上に直接つながることを知っておくべきなのです。

 しかしながらどうやって"段取り力"を身に付けさせたら良いのか?私も完全な回答を持っているわけではありませんが、日々の支援の中で見つけたことや自身が普段考え実践していることの一部を今回は披露したいと思います。

段取り力向上 鉄則1

<情報管理はアナログで実践!>

最近の情報管理はほとんどの方が電子媒体を利用しています。PC、携帯電話、電子手帳、WEBツール‥沢山あります。しかしながらこれらの管理媒体の特徴は作成、変更、確認、消去などに時間が掛かり且つ一定条件下でしか使用できないのです。
例えば飛行機の離陸中に突然明日の仕事の予定の変更を思いついたら段取りができますか?離陸中ではPCは使用できない、仮に使用できてもスイッチを入れてSWを立ち上げて利用するまでに時間が掛かりすぎます。このような段取り変更に大きな武器となるのが今更ながらの"手帳"です。手帳は段取りをコントロールする最善のツールなのです。一覧性も検索性も変更も消去も一瞬でどこででもできるのです。
段取りの悪い社員には正しい手帳の使い方を研修し管理者がチェックをすべきなのです。

段取り力向上 鉄則2

<優先順位の付け方チェック>

私達の行動の中で、日々変更は生じます。原稿の変更、アポイントの変更、行き先の変更…。予め予見できれば準備のしようもあるのでしょうが当然の変更も多々あります。
そこで必要な訓練は"優先順位を正しくつける"ようにすることです。段取りの悪い人は、やりやすい仕事から手をつけ始める傾向があります。段取り力が強い方は優先順位の高い仕事から手をつけ始めます。もうお分かりですね!段取り力が弱い方は、相手や会社にとって都合の良いことを優先せず、自身に都合の良いことを優先させる傾向があるのです。そこで管理者は日々正しい優先順位を社員がつけているかをチェックすべきなのです。

段取り力向上 鉄則3

<ちょっと先を見る力の強化を行なう>

ゴルフでパット確実に入れたいときにあなたは何を見ますか?まずは手元を確認した後にホールまでの道筋を確認し、おそらく途中の目印を見つけてその場所を凝視し、最終的に確実にボールにヒットができるように再度手元を見るのではないでしょうか?
仕事も同じように、常に手元しか見ることができない方は、仕事をしていても明後日の方向に結果が向いていってしまうはずです。段取り力の強い人は常に明日や1週間後の姿を思い描きながら"イマ"の仕事をしているはずです。社員と食事にでも行って、"明日と明後日の予定を教えて"と聞いてすぐに対応できない方は段取り力の弱い方です。このような場合には、朝礼の際に本日の予定だけでなく、明日の予定と1週間後の予定を聞くようにすべきなのです。

段取り力向上 鉄則4

<情報量が乏しい方は段取りがヘタ!>

段取り力とは想定できる条件を数多く予見できる方です。そのためには情報収集力を向上させることが重要です。
しかしながらここでいう情報収集力とは言い方を代えると"注意力"になります。単に多くのことを知っていたり詳しく知っていることを言うのではありません。"変化"に気付いていたかが問題なのです!管理者は、毎日毎日段取り力が弱い方に対して、今日見た電車の吊り広告にはどのようなものがあったか?今日赤い色の車を何台見たか?彼は今日何回電話を掛けたか?の問いかけをしましょう!日々変化を感じるべきなのです。

段取り力向上 鉄則5

<第1感を磨け!>

以前『最初の2秒』の『なんとなく』が正しい という本を読みました。ここで言っていたのは"適応性無意識の力"(一気に結論に達する能の働きのこと)が私達の行動に大きな影響を及ぼして、この第1感を訓練することによって良い結果を得ようということです。段取り力の強い方はどうもこの第1感も強いように感じるのです。段取り力の強い方はもちろん事前の情報収集や準備を怠ることもなく先々を見据えて用意しますが、先ほども言ったように常に私達には変化や変更がつきものです。ここで第1感が役立つのです。食堂に入って、視界に入る方が次に何を食べるか予想してみましょう!電車で隣に居た方が何駅で降車するか考えてみましょう!毎日毎日第1感は磨くことができるのです。
第1感が鋭くなればKYはなくなるでしょう。

これからの時代に求められる人材は"段取りの強い人"だと思います。
知識や教養や資格は後からでも詰め込むことはできますが、本来社会人として必要な感性(段取り力)を磨くことが重要だと感じます。
ここに上げた5つの鉄則は難しいものではありません。むしろ社会人として必要なものです。社長も管理者も鉄則をよくよく理解して、まずは自身が実践できるようにしましょう!

*イプシロンでは業務改善支援、課題の抽出、工程の可視化、業務標準作りなどのコンサルティングを実施しています。詳細は各コンサルティングメニューをご覧下さい

イプシロンコンサルティング 代表取締役 角田 達也

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自転車で昼のすすきの探訪!



posted by イプシロン |2008年03月01日|at 08:30 | Comment(0) | TrackBack(0) | つのわ〜るど
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